Einrichten benutzerdefinierter Annahmeregeln für Unternehmen

März 15, 2021
Article : 003387

Dieser Artikel enthält Anweisungen für Administratoren zum Einrichten benutzerdefinierter Annahmeregeln für die automatische Telefonzentrale des Unternehmens.

Erweiterte Anrufverarbeitungsregeln mit mehreren Bedingungen oder benutzerdefinierte Annahmeregeln bieten leistungsstarke Anrufverwaltungsfunktionen unter Verwendung von Bedingungen basierend auf Tageszeit, Datumsbereich, eingehender Rufnummernanzeige und angerufener Nummer. Benutzerdefinierte Regeln für die Anrufverarbeitung werden vor den Geschäftszeiten und nach Geschäftszeiten angewendet.

Einrichten einer benutzerdefinierten Unternehmensregel

Um benutzerdefinierte Anrufannahmeregeln für das IVR Ihres Unternehmens einzurichten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Melden Sie sich als Administrator beim Rainbow Office-Online-Konto an.

2. Gehen Sie auf der Admin-Portal-Seite zu Telefonsystem > Automatische Telefonzentrale > Allgemeine Einstellungen > IVR-Einstellungen

3. Klicken Sie unter Benutzerdefinierte Annahmeregeln auf Benutzerdefinierte Regel hinzufügen.

4. Klicken Sie auf Regel hinzufügen

5. Wählen und konfigurieren Sie die Bedingung(en) zur Auslösung der benutzerdefinierten Regel und klicken Sie dann auf Weiter.

6. Wählen Sie die auszuführende Aktion basierend auf den von Ihnen ausgewählten Bedingungen aus.

Unternehmensbegrüßung abspielen

Begrüßung umgehen und weiter zur Durchwahl

Definieren der Bedingungen

Es gibt drei verschiedene konfigurierbare Bedingungen zum Auslösen der benutzerdefinierten Annahmeregel.

Die Bedingung Datum und/oder Uhrzeit basiert darauf, wann der Anruf am Wochentag und zur Tageszeit oder in einem bestimmten Datumsbereich eingeht. Diese Bedingung wird häufig verwendet, um Urlaubs- und Feiertagspläne einzurichten. Für diese Bedingung gibt es zwei Möglichkeiten:

Wöchentlicher Zeitplan – Ermöglicht es Ihnen, den spezifischen Wochentag und eine bestimmte Uhrzeit für die Anwendung der benutzerdefinierten Regel auszuwählen. Wenn der Zeitbereich Ihrer benutzerdefinierten Regel über Mitternacht hinausgeht, ist es am besten, dies manuell pro Tag festzulegen, an dem die Regel gelten soll, anstatt den Link Auf Wochentage kopieren zu verwenden

Spezifischer Datumsbereich – Ermöglicht es Ihnen, ein Datum festzulegen, an dem die benutzerdefinierte Regel beginnt und endet.

Die Bedingung Rufnummernanzeige basiert auf Anrufen, die von bestimmten Telefonnummern stammen. Sie können eine Liste von Telefonnummern erstellen, die für diese Einstellung verwendet werden sollen. Damit diese Bedingung ordnungsgemäß ausgelöst wird, müssen die anrufenden Telefonnummern so eingestellt sein, dass sie ihre Rufnummer anzeigen. Sie können eine Teilnummer verwenden, z. B. nur die Vorwahl, um einen breiteren Bereich von Nummern zu filtern. Kontakte aus Ihrem Adressbuch können hinzugefügt werden, indem Sie ihre Namen oder Nummern eingeben. Es können mehrere Anrufer-IDs zur Liste hinzugefügt werden.

Die Bedingung Angerufene Nummer basiert darauf, welche Telefonnummer von der anrufenden Person gewählt wird. Sie können mehrere Telefonnummern festlegen, um diese Bedingung auszulösen.

Konfigurieren der Anrufverarbeitungsaktion

Nachdem Sie die Bedingungen zum Auslösen der benutzerdefinierten Annahmeregel definiert haben, besteht der nächste Schritt darin, zu konfigurieren, wie der Anruf verarbeitet wird. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten.

Unternehmensbegrüßung abspielen – Spielt die standardmäßige oder eine benutzerdefinierte Unternehmensbegrüßung mit zusätzlichen Einstellungen ab.

1. Wählen Sie Unternehmensbegrüßung abspielen und klicken Sie auf Begrüßung festlegen, um zu bestimmen, was Ihre Anrufer hören werden.

2. Wenn Sie auf Begrüßung festlegen klicken, wird die Standardbegrüßung angezeigt, die Rainbow Office Ihren Anrufern vorspielt. Klicken Sie auf Benutzerdefiniert, um Ihre eigene Begrüßung zu verwenden Sie können die benutzerdefinierte Begrüßung über das Telefon oder über Ihr Computermikrofon aufzeichnen oder eine Audiodatei hochladen.

3. Legen Sie fest, was passiert, wenn Anrufer nach dem Abspielen der Unternehmensbegrüßung keine Aktion vornehmen. Sie haben zwei Möglichkeiten: 

Mit Vermittlung verbinden – Wählen Sie diese Option, wenn Sie Anrufer an die Operator Extension weiterleiten möchten

Trennen – Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Verbindung zum Anrufer nach dreimaliger Wiederholung der Begrüßung trennen möchten

4. Klicken Sie auf Fertig

Begrüßung umgehen und weiter zur Durchwahl – Leitet die Anrufe direkt an Ihre bevorzugte Durchwahl weiter.

1. Klicken Sie auf Durchwahl auswählen

2. Wählen Sie die Durchwahl aus, an die Ihre Anrufe weitergeleitet werden sollen, und klicken Sie dann auf Fertig

Verwalten benutzerdefinierter Unternehmensregeln

Wenn andere bestehende benutzerdefinierte Unternehmensregeln vorhanden sind, werden die Nummer und ihr Status zur sofortigen Ansicht entsprechend angezeigt. Um Änderungen an den benutzerdefinierten Regeln vorzunehmen, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Regel bearbeiten.

Die folgenden Aktionen können durchgeführt werden:

Regeln deaktivieren – Klicken Sie auf den entsprechenden Umschalter, um die Regel zu deaktivieren/aktivieren.

Regeln löschen – Klicken Sie auf Löschen, um die Regel dauerhaft zu entfernen.

Regeln bearbeiten – Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Einstellungen neu zu konfigurieren.

Auf Konflikte prüfen – Klicken Sie auf Regeln validieren, um nach möglichen Konflikten oder Duplikaten anderer bestehender Regeln zu suchen.

 

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