15-Mrz-2021
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In diesem Artikel wird gezeigt, wie Administratoren mithilfe des Rainbow Office-Online-Kontos ein mehrstufiges IVR einrichten können.

Wenn ein Anruf an die Hauptnummer Ihres Unternehmens über die automatische Telefonzentrale erfolgt, wird die Unternehmensbegrüßung abgespielt, die Sie in Ihren IVR-Einstellungen eingerichtet haben. Dies kann entweder die Standardbegrüßung oder eine benutzerdefinierte Begrüßung sein. Eine individuelle Begrüßung des Unternehmens, wie im Beispiel unten, funktioniert, wenn die entsprechenden IVR-Menüs eingerichtet sind.

Im Allgemeinen müssen Sie die automatische Telefonzentrale vom einstufigen in den mehrstufigen IVR-Modus umstellen, damit die IVR-Menüs funktionieren, da die Hauptunternehmensnummer immer den Regeln der automatischen Telefonzentrale folgt. Ein IVR-Menü funktioniert jedoch auch dann, wenn die automatische Telefonzentrale auf einstufig eingestellt ist, wenn der Anrufer die dem IVR-Menü zugewiesene direkte Nummer (nicht die Hauptunternehmensnummer) wählt. 

Beispiel für eine kundenspezifische Begrüßung

Vielen Dank für Ihren Anruf bei . Um mit der verbunden zu werden, drücken Sie 1. Um eine Nachricht zu hinterlassen, drücken Sie 2. Um das Dial-by-Name-Verzeichnis aufzurufen, drücken Sie 3. Um einen Termin zu vereinbaren, drücken Sie 4. Wenn Sie die Durchwahlnummer Ihres Empfängers kennen, können Sie diese jederzeit wählen.

Einrichten eines mehrstufigen IVR

Schritt 1: Hinzufügen eines IVR-Menüs

Schritt 2: Einrichten der IVR-Ansagen

Schritt 3: Einrichten der Tastenbefehle

Schritt 4: Hinzufügen von Tastenbefehlen

Schritt 5: Aktivieren des IVR-Menüs

Schritt 6: Ändern des Fax-Empfängers des Unternehmens

Hinzufügen eines IVR-Menüs

1. Melden Sie sich beim Rainbow Office-Online-Konto an

2. Gehen Sie zu Admin-Portal > Telefonsystem > Automatische Telefonzentrale > IVR-Menüs

3. Klicken Sie auf Neues IVR-Menü

4. Geben Sie die Durchwahlnummer und den Namen der Durchwahl ein.

5. Klicken Sie auf Speichern Sie werden auf die Seite der IVR-Menüs weitergeleitet.

 

Einrichten der IVR-Ansagen

1. Um Ihre IVR-Ansagen einzurichten, klicken Sie in der Liste der IVR-Menüs auf das IVR.

2. Klicken Sie auf Ansage

3. In diesem Abschnitt wird Ihre benutzerdefinierter Unternehmensbegrüßung hinzugefügt. Sie haben zwei Optionen für den Ansagemodus:

Audio 

Wenn Sie diese Option wählen, müssen Sie der Ansagenbibliothek eine Ansage hinzufügen. Die Ansage kann entweder eine aufgezeichnete benutzerdefinierte Unternehmensbegrüßung im MP4- oder WAV-Format sein, die Sie zum Importieren in das System benötigen, oder eine Echtzeitaufnahme über das Telefon oder Ihr Computeraudio unter Ansagen aufzeichnen.

Text-zu-Sprache

Wenn Sie diese Option wählen, müssen Sie Ihre individuelle Unternehmensbegrüßung eingeben, die die Kunden hören, wenn sie Ihre Unternehmensnummer per Text-zu-Sprache anrufen. Der Text für diese Ansage darf nur Buchstaben, Ziffern, Leerzeichen, Kommas und Punkte enthalten.

Einrichten der Tastenbefehle

In dieser Phase der IVR-Menükonfiguration fügen wir die Regeln hinzu, die bestimmten, wohin Anrufe geleitet werden. Beispielsweise eine Weiterleitung an die Vertriebsabteilung bei Drücken der Taste 1.

1. Klicken Sie auf Tastenbefehle

2. Klicken Sie auf Taste hinzufügen

3. Tastenbefehl 1 muss zur Vertriebsabteilung weiterleiten. Wählen Sie unter „Aktion“ die Option Verbinden mit aus. Suchen Sie im Suchfeld nach „Vertrieb“.

4. Wählen Sie die Anrufwarteschlange „Vertrieb“ aus und klicken Sie dann unten im Fenster auf Speichern.

 

Hinzufügen von Tastenbefehlen

1. Jetzt müssen wir die Tasten 2, 3 und 4 für „Nachricht hinterlassen“, „Dial-by-Name-Verzeichnis“ und „Termin vereinbaren“ hinzufügen. Klicken Sie auf Taste hinzufügen.

Tastenbefehl 2

Wählen Sie unter „Aktion“ die Option „Übertragen an Voicemail von“ und wählen Sie dann die gewünschte Durchwahl aus, an die der Anruf geleitet werden soll. In diesem Beispiel wählen wir „Anfrage nach dem Verkauf“. Klicken Sie am unteren Rand des Fensters auf Speichern.

Tastenbefehl 3

Wählen Sie unter „Aktion“ die Option „Mit Dial-by-Name-Verzeichnis verbinden“. Klicken Sie auf Speichern.

Tastenbefehl 4

Wählen Sie unter „Aktion“ die Option „Verbinden mit“ und wählen Sie dann die gewünschte Durchwahl aus, an die der Anruf geleitet werden soll. Für dieses Beispiel wählen wir „Terminspezialist“ aus. Suchen Sie nach „Termine“ und wählen Sie dann die Durchwahl „Terminspezialist“.

2. Klicken Sie am unteren Rand des Fensters auf Speichern.

3. Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, werden alle vier Tastenbefehle auf der Seite „Tastenbefehle“ aufgeführt.

Im obigen Beispiel sollten die Durchwahlen „Anfrage nach dem Verkauf“ und „Terminspezialist“ zuvor eingerichtet worden sein. 

Aktivieren des IVR-Menüs

Damit das obige IVR-Menü funktioniert, muss es aktiviert werden.

1. Klicken Sie auf Allgemeine Einstellungen und wählen Sie dann Mehrstufig aus der Dropdown-Liste aus.

2. Klicken Sie auf der Warnseite auf Weiter.

3. Wählen Sie das zu verwendende IVR-Menü auf oberster Ebene aus. In diesem Beispiel wählen wir „IVR 2“ aus.

4. Klicken Sie auf Speichern.

5. Stellen Sie sicher, dass das IVR-Menü aktiviert ist. Klicken Sie unter „Allgemeine Einstellungen“ auf IVR-Einstellungen. Es sollte jetzt als Hauptmenü für Topmenü für Geschäftszeiten erscheinen, wobei das hinzugefügte IVR ausgewählt ist.

Ändern des Fax-Empfängers des Unternehmens

Die IVR-Menüs und Anrufverarbeitungsregeln steuern das Routing von Sprachanrufen. Sie steuern nicht das Routing von Fax, daher werden Faxe, die an eine Nummer gesendet werden, nicht wie Sprachanrufe weitergeleitet. Faxe, die an Nummern gesendet werden, die zu einem IVR geleitet werden, gehen an den Fax-Empfänger des Unternehmens, der in der IVR-Einstellung definiert ist. Administratoren können auf Fax-Empfänger des Unternehmens unter Admin-Portal > Telefonsystem > Automatische Telefonzentrale > Allgemeine Einstellungen > IVR-Einstellungen zugreifen.

Um den Fax-Empfänger des Unternehmens anzuzeigen oder zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Erweitern Sie das Menü IVR-Einstellungen. Wenn es bereits erweitert ist, scrollen Sie nach unten zu Fax-Empfänger des Unternehmens.

2. Klicken Sie auf Durchwahl auswählen und dann auf Fertig.

3. Stellen Sie sicher, dass die richtige Durchwahl ausgewählt ist.

4. Klicken Sie auf Speichern

 
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Tags - Rainbow Office, Verwaltung, Admin, Verwaltung, Geschäft, IVR (Interaktive Sprachantwort), Rezeptionist

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