Configurar reglas de respuesta personalizadas de la empresa

marzo 15, 2021
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Este artículo proporciona instrucciones para los administradores acerca de cómo configurar reglas de respuesta personalizadas para el recepcionista automático de la empresa.

Las reglas de respuesta personalizadas o la gestión de llamadas avanzadas de múltiples condiciones ofrecen potentes capacidades de gestión de llamadas mediante condiciones basadas en la hora del día, el intervalo de fechas, el ID de llamadas entrantes y el número llamado. Las reglas de gestión de llamadas personalizadas se aplican antes del horario laboral y fuera del horario laboral.

Configurar una regla de empresa personalizada

Para configurar reglas de respuesta personalizadas para el IVR de la empresa, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en la cuenta en línea de Rainbow Office como Administrador.

2. En la página Portal de administración, vaya a Sistema telefónico > Recepcionista automático > Configuración general > Configuración IVR.

3. En Reglas de respuesta personalizadas, haga clic en Añadir regla personalizada.

4. Haga clic en Añadir regla.

5. Seleccione y configure las condiciones para activar la regla personalizada y, a continuación, haga clic en Siguiente.

6. Seleccione la acción que se va a realizar en función de las condiciones seleccionadas:

Reproducir el mensaje de bienvenida de la empresa

Omitir mensaje de bienvenida e ir a la extensión

Definición de las condiciones

Existen tres condiciones configurables diferentes para activar la regla de respuesta personalizada.

La condición Fecha y/o hora se basa en el momento en que se recibe la llamada, el día de la semana y la hora del día, o en un intervalo de fechas específico. Esto se usa comúnmente para configurar la programación de vacaciones y festivos. Hay dos opciones en esta condición:

Programación semanal: le permite seleccionar el día específico de la semana y una hora específica para aplicar la regla personalizada. Si el intervalo de tiempo de su regla personalizada pasa de la medianoche, es mejor establecerlo manualmente para cada día en que se aplicará la regla en lugar de utilizar el enlace Copiar a días laborables.

Intervalo de fechas específico: le permite designar las fechas en las que comienza y termina la regla personalizada.

La condición del ID de llamadas se basa en llamadas procedentes de números de teléfono específicos. Puede crear una lista de números de teléfono que se utilizarán para esta configuración. Para que esta condición se active correctamente, los números de teléfono de llamada deben estar configurados para mostrar su ID de llamadas. Puede utilizar un número parcial, como el código de área, para filtrar un rango más amplio de números. Los contactos de su libreta de direcciones se pueden añadir escribiendo sus nombres o números. Se pueden añadir múltiples ID de llamadas en la lista.

La condición Número llamado se basa en el número de teléfono marcado por la parte que llama. Puede designar varios números de teléfono para activar esta condición.

Configurar la acción de gestión de llamadas

Después de definir las condiciones para activar la regla de respuesta personalizada, el siguiente paso es configurar cómo se gestionará la llamada. Para ello hay dos opciones.

Reproducir el mensaje de bienvenida de la empresa: reproduce el mensaje de bienvenida predeterminado o personalizado de la empresa con ajustes adicionales.

1. Seleccione Reproducir el mensaje de bienvenida de la empresa y haga clic en Establecer mensaje de bienvenida para configurar lo que escucharán las personas que llaman.

2. Al hacer clic en Establecer mensaje de bienvenida, podrá ver el mensaje de bienvenida predeterminado que Rainbow Office reproducirá a las personas que llaman. Haga clic en Personalizado para utilizar su propio mensaje de bienvenida. Puede grabar el mensaje de bienvenida personalizado a través del teléfono, a través del micrófono de su equipo, o puede cargar un archivo de audio.

3. Defina lo que sucederá cuando las personas que llaman no entren en acción después de que el mensaje de bienvenida de la empresa haya terminado de reproducirse. Tiene dos opciones: 

Conectar con un operador: seleccione esta opción si desea dirigir a las personas que llaman a la extensión del operador

Desconectar: seleccione esta opción si desea desconectar a la persona que llama una vez se haya repetido tres veces el mensaje de bienvenida

4. Haga clic en Listo.

Omitir mensaje de bienvenida e ir a la extensión: enruta las llamadas directamente a su extensión preferida.

1. Haga clic en Seleccionar extensión.

2. Seleccione la extensión donde desea que se enruten las llamadas y, a continuación, haga clic en Listo

. Administrar reglas personalizadas de la empresa

Si existen otras reglas personalizadas de la empresa, el número y su estado se mostrarán en consecuencia para su inmediata visualización. Para realizar cambios en las reglas personalizadas, haga clic en Editar regla personalizada.

Se pueden realizar las siguientes acciones:

Desactivar las reglas: haga clic en el conmutador correspondiente para deshabilitar/habilitar la regla.

Eliminar las reglas: haga clic en Eliminar para eliminar permanentemente la regla.

Editar las reglas: haga clic en Editar para volver a configurar los ajustes.

Comprobar conflictos: haga clic en Validar reglas para comprobar si hay conflictos o duplicados con otras reglas existentes.

 

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