15-mar.-2021
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Este artículo guiará a los administradores en la configuración de ajustes de la gestión de llamadas de la empresa en la cuenta en línea de Rainbow Office.

El Recepcionista automático controla lo que escuchan las personas que llaman cuando marcan el número de su empresa durante el horario normal o fuera del horario laboral. Puede reproducir un mensaje de bienvenida, que es una excelente manera de posicionar su empresa y describir su árbol telefónico.

Configuración de los ajustes de gestión de llamadas de empresa

1. Inicie sesión en su cuenta en línea de Rainbow Office.

2. Vaya a Sistema telefónico > Recepcionista automático > Configuración general.

3. Haga clic en Configuración de IVR. Se muestra la Gestión de llamadas de la empresa.

4. En el apartado Horario laboral y no laboral, seleccione una de las siguientes opciones:

Mensaje de bienvenida de la empresa: envía la llamada al mensaje de bienvenida de la empresa. Las personas que llaman pueden escuchar las opciones con las que quieren conectarse

Extensión de usuario: envía la llamada a una extensión de usuario

Grupo de cola de llamadas: envía la llamada a un grupo de cola de llamadas

Línea compartida: envía la llamada a una línea compartida

Buzón de voz: envía la llamada a una extensión de solo mensajes

Aviso: envía la llamada a una extensión de solo aviso

Extensión limitada: envía la llamada a una extensión limitada

 

Mensaje de bienvenida de la compañía

1. Haga clic en Editar en el mensaje de bienvenida de la empresa. Aparecerá la ventana de Mensaje de bienvenida de la compañía durante el horario laboral.

2. Para establecer el mensaje de bienvenida, seleccione:

Predeterminado: reproduce el mensaje de bienvenida predeterminado del sistema.

Personalizado: reproduce su grabación personalizada. Seleccione una de las siguientes opciones para grabar su mensaje de bienvenida:

Teléfono

Micrófono del ordenador

Importación

Nota: si ya ha configurado un mensaje de bienvenida personalizado y desea grabar o cargar uno nuevo, haga clic en el botón rojo de grabación para configurar.

3. En Si la persona que llama no hace nada, seleccione Conectar con el operador o Desconectar.

4. Haga clic en Listo.

5. Desplázese hacia abajo y haga clic en Guardar.

 

Configuración del mensaje de bienvenida personalizado de la empresa

Teléfono: seleccione un número de teléfono en el menú desplegable si tiene números guardados, o bien seleccione Introducir nuevo número y escriba un número de teléfono en el campo Llamarme a. Haga clic en el botón Llamar ahora, Rainbow Office le llamará para grabar su mensaje de bienvenida.

Micrófono del ordenador: haga clic en Permitir si Rainbow Office le pide que utilice su micrófono. Aparecerá la configuración Prueba y grabación con micrófono. Cuando esté listo, haga clic en el botón rojo de grabación para grabar su mensaje de bienvenida a través del micrófono de su ordenador. Detenga la grabación y escuche la reproducción. Haga clic en la flecha hacia arriba para cargar su grabación.

Importación: busque en su ordenador un archivo WAV o MP3 que quiera utilizar. Haga clic en Abrir.

 

 

Envío de llamadas a extensión de usuario

1. Haga clic en Añadir en la extensión de usuario.

2. Busque o desplácese hasta el usuario al que desea enviar las llamadas cuando se marque el número de su empresa.

3. Seleccione el usuario y haga clic en Listo

 4. Desplázese hacia abajo y haga clic en Guardar.

 

Envío de llamadas a grupo de cola de llamadas

1. Haga clic en Añadir en el grupo de cola de llamadas.

2. Busque o desplácese hasta el grupo de cola de llamadas al que desea enviar las llamadas cuando se marque el número de su empresa.

3. Seleccione el grupo de cola de llamadas y haga clic en Listo.

4. Haga clic en Guardar.

 

Envío de llamadas a línea compartida

1. Haga clic en Añadir en la línea compartida.

2. Busque o desplácese hasta la línea compartida a la que desea enviar las llamadas cuando se marque el número de su empresa.

3. Seleccione la línea compartida y haga clic en Listo.

4. Haga clic en Guardar.

 

Envío de llamadas a buzón de voz

1. Haga clic en Añadir en la extensión de solo mensajes.

2. Busque o desplácese hasta la extensión de solo mensajes a la que desea enviar las llamadas cuando se marque el número de su empresa.

3. Seleccione la extensión de Solo mensajes y haga clic en Listo.

4. Haga clic en Guardar.

 

Envío de llamadas a extensión de solo avisos

1. Haga clic en Añadir en la extensión de solo avisos.

2. Busque o desplácese hasta la extensión de solo avisos a la que desea enviar las llamadas cuando se marque el número de su empresa.

3. Seleccione la extensión de Solo avisos y haga clic en Listo.

4. Haga clic en Guardar.

 

Envío de llamadas a extensión limitada

1. Haga clic en Añadir en la extensión limitada.

2. Busque o desplácese hasta la extensión limitada a la que desea enviar las llamadas cuando se marque el número de su empresa.

3. Seleccione la Extensión limitada y haga clic en Listo.

4. Haga clic en Guardar.

 

Configuración de la extensión del operador de la empresa

La extensión del operador es una extensión que está configurada para recibir todas las llamadas y mensajes en el número principal de la empresa. Las personas que llaman pueden comunicarse con la extensión del operador pulsando 0 mientras se reproduce el mensaje de bienvenida de la empresa. Puede asignar una extensión de usuario o una extensión diferente como extensión del operador.

1. Inicie sesión como administrador en su cuenta en línea de Rainbow Office.

2. Vaya a Sistema telefónico > Recepcionista automático > Configuración general.

3. Haga clic en Configuración de IVR.

4. Desplácese hacia abajo hasta Configuración general de IVR y haga clic en Seleccionar extensión en la extensión del operador.

5. Busque o desplácese hasta la extensión que desea establecer como operador.

6. Seleccione la extensión y haga clic en Listo.

7. Haga clic en Guardar.

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Tags - Rainbow Office, Administración, Manejo de llamadas, Empresa, Operador

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