15-mar.-2021
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Este artículo muestra cómo los administradores pueden configurar una IVR multinivel mediante la cuenta en línea de Rainbow Office.

Cuando una llamada al número principal de su empresa llega a través del Recepcionista automático, reproduce el mensaje de bienvenida de la empresa que ha configurado en la configuración de IVR. Puede ser un mensaje de bienvenida predeterminado o un mensaje de bienvenida personalizado. Un mensaje de bienvenida de la empresa predeterminado, como el ejemplo siguiente, aparece cuando se configuran los menús IVR apropiados.

Por lo general, debe cambiar el recepcionista automático del modo IVR sencillo al modo IVR multinivel para que los menús IVR funcionen, ya que el número principal de la empresa siempre seguirá las reglas establecidas en el Recepcionista automático. Sin embargo, un menú IVR funcionará aunque el Recepcionista automático está establecido en sencillo si la persona que llama marca el número directo asignado al menú IVR (no el número principal de la empresa). 

Ejemplo de mensaje de bienvenida personalizado

Gracias por llamar a . Para hablar con el , pulse 1; para dejar un mensaje, pulse 2; para acceder al directorio de marcación por nombre, pulse 3; para programar una cita, pulse 4.

¿Cómo configuro una IVR multinivel?

Paso 1: Añadir un menú IVR

Paso 2: Configurar las solicitudes de IVR

Paso 3: Configurar las pulsaciones de teclas

Paso 4: Añadir pulsaciones de teclas

Paso 5: Activar el menú IVR

 

Paso 6: Cambiar el destinatario de fax de la empresa 

Añadir un menú IVR

1. Inicie sesión en la cuenta en línea de Rainbow Office.

2. Vaya a Portal de administración > Sistema telefónico > Recepcionista automático > pestaña Menús IVR.

3. Haga clic en Nuevo menú IVR.

4. Introduzca el número de extensión y el nombre de extensión.

5. Haga clic en Guardar. Se le redirigirá a la página menús IVR.

 

Configurar las solicitudes de IVR

1. Para configurar las solicitudes de IVR, haga clic en la IVR en la lista Menús IVR.

2. Haga clic en Solicitar.

3. En esta sección va el mensaje de bienvenida personalizado de la empresa. Las dos opciones del modo de solicitud son:

Audio 

Si elige esta opción, deberá añadir una solicitud a la Biblioteca de solicitudes. El mensaje puede ser un mensaje de bienvenida personalizado pregrabado de la empresa en formato .mp4 o .wav que necesita importar al sistema o una grabación en tiempo real a través del teléfono o el audio del equipo en Registrar mensajes.

Texto a voz

 

Si elige esta opción, debe escribir el mensaje de bienvenida personalizado de su empresa, que es lo que los clientes oirán cuando llamen al número de su empresa a través de texto a voz. El texto de este mensaje debe contener solo letras, dígitos, espacios, comas y puntos.

Configurar las pulsaciones de teclas

En esta etapa de la configuración del menú IVR, vamos a añadir las reglas que dirigirán a dónde deben ir las llamadas. Por ejemplo, pulse 1 para Ventas.

1. Haga clic en Pulsaciones de teclas.

2. Haga clic en Añadir clave.

3. La pulsación de la tecla 1 debe ir al departamento de ventas. En Acción, seleccione Conectar a. En el cuadro de búsqueda, busque "ventas".

4. Seleccione la cola de llamadas "Ventas" y, a continuación, haga clic en Guardar ubicado en la parte inferior de la ventana.

 

Añadir pulsaciones de teclas

1. Ahora, tenemos que añadir la pulsación de las teclas 2, 3 y 4 para "dejar un mensaje", "directorio de marcación por nombre" y "programar cita", respectivamente. Haga clic en Añadir clave.

Pulsación de la tecla 2

En Acción, seleccione "Transferir al buzón de voz de" y, a continuación, seleccione la extensión deseada donde desea que vaya la llamada. Para este ejemplo seleccionaremos "Consulta posventa". Haga clic en Guardar en la parte inferior de la ventana.

Pulsación de la tecla 3

En Acción, seleccione "Conectar al directorio de marcación por nombre". Haga clic en Guardar.

Pulsación de la tecla 4

En Acción, seleccione "Conectar a" y, a continuación, seleccione la extensión deseada donde desea que vaya la llamada. Para este ejemplo, seleccionaremos "Especialista en citas". Busque "Citas", luego seleccione la extensión "Especialista en citas".

2. Haga clic en Guardar en la parte inferior de la ventana.

3. Después de seguir estos pasos, las cuatro pulsaciones de teclas aparecerán en la página Pulsaciones de teclas.

 

En el ejemplo anterior, las extensiones "Consulta posventa" y "Especialista en citas" deberían haberse configurado previamente. 

Activar el menú IVR

Debe activar el menú IVR anterior para que funcione.

1. Haga clic en Configuración general y, a continuación, seleccione Multinivel en la lista desplegable.

2. Haga clic en Continuar en la página de advertencia.

3. Seleccione el menú IVR de nivel superior que desee utilizar. Para este ejemplo, seleccionaremos IVR 2.

4. Haga clic en Guardar.

5. Verifique que el menú IVR esté activado. En Configuración general, haga clic en Configuración de IVR. Ahora debería aparecer como Menú superior de horarios de la empresa, con la IVR añadida seleccionada.

Cambiar el destinatario de fax de la empresa

Los menús IVR y las reglas de gestión de llamadas controlan el enrutamiento de las llamadas de voz. No controla el enrutamiento de fax, por lo que los fax enviados a un número no se enrutarán de la manera que lo hacen las llamadas de voz. Los faxes enviados a números que se dirigen a una IVR irán al destinatario de fax de la empresa definido en la configuración de IVR. Los administradores pueden acceder al destinatario de fax de la empresa yendo al Portal de administración > Sistema telefónico > Recepcionista automático > Configuración general > Configuración de IVR.

Para ver o cambiar el destinatario de fax de la empresa, realice los siguientes pasos:

1. Expanda el menú Configuración de IVR. Si ya está expandido, desplácese hacia abajo hasta Destinatario de fax de la empresa.

2. Haga clic en Seleccionar extensión y, a continuación, haga clic en Listo.

3. Compruebe que está seleccionada la extensión correcta.

4. Haga clic en Guardar.

 
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Tags - Rainbow Office, Administración, Admin, Administración, Empresa, IVR (Respuesta de Voz Interactiva), Recepcionista

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