Enrichissez Microsoft Teams avec la téléphonie professionnelle

Jean-Marc Burgart

octobre 10, 2022

L’intégration de Rainbow Office avec Microsoft Teams permet d’optimiser votre investissement tout en améliorant l’expérience utilisateur.

Avec l’évolution vers les communications multicanal (appels vidéo, messageries instantanées, emails et les services d’audio et vidéo conférences), beaucoup avaient prédit une désaffection graduelle de l'utilisation du téléphone, ne voyant plus l’utilité ni du terminal en lui-même ni des fonctions que l’on lui associe à travers les serveurs de communications, au premier rang desquelles accueil automatique, transfert d’appels et messagerie vocale. Pourtant, malgré l’essor indéniable de nouveaux services de communications – pour la plupart rendus disponibles depuis le cloud – la téléphonie d’entreprise ne s’est jamais aussi bien portée, en témoignent les différentes études qui ont été faites récemment par des cabinets indépendants. Elles reportent notamment que 77% des utilisateurs pensent qu’un appel téléphonique est le moyen le plus efficace pour obtenir une réponse rapidement¹, tandis que 76% des personnes pensent que ceux qui utilisent l’appel téléphonique pour communiquer sont davantage connectés entre eux². De plus, la téléphonie est souvent l’unique moyen pour échanger rapidement avec vos clients et fournisseurs.

Ainsi, la mise à disposition de services téléphoniques offrant des fonctionnalités d’entreprise (par opposition à des services basiques tels que ceux dont les particuliers pourraient se suffire) se révèle plus que jamais cruciale. Tout comme l’est l’intégration de ces services avec vos applications métier, dans une stratégie client multicanal, volet important d’une transformation digitale plus globale.

Si beaucoup d’entreprises ont choisi d’utiliser les outils de communications internes mis à disposition dans la suite Microsoft, une grande majorité n’est pas prête à lui confier sa téléphonie. Les chiffres parlent d’eux-mêmes : seulement 11% des clients Microsoft Office 365 disposent d’une licence E5 avec Teams (incluant quelques fonctions de téléphonie), et 88% des clients utilisant un fournisseur tiers UCaaS (Unified Communications as a Service) ne prévoient pas d’en changer³. Ceci signifie que la majorité des entreprises doit utiliser deux systèmes séparés, générant un surcroit de travail, une distorsion de l’expérience utilisateur et souvent des coûts additionnels.

Pourquoi l’adoption par les entreprises des services de téléphonie de Microsoft Teams est-elle si faible, en dépit d’un déploiement massif des autres services de sa suite Office 365 ?
La réponse à cette question se trouve dans les challenges induits :

• Surcroit de travail pour les équipes IS/IT et transformation digitale : Microsoft Teams n’est pas nativement intégré à l’application métier utilisée par l’entreprise.
• Expérience utilisateur dégradée : les fonctionnalités de gestion des appels entrants (routage avancé, accueil automatisé, …) ne répondent pas aux besoins, alors que les entreprises sont habituées à un niveau fonctionnel élevé en ce qui concerne les appels téléphoniques.
• Surcoûts : la licence Microsoft permet de communiquer en interne, mais n’inclut en général pas de forfait d’appels externes. Il faut rajouter un abonnement (de l’ordre de 15€ par utilisateur et par mois pour la licence Microsoft Teams Phone incluant un forfait téléphonique). Le tout à condition que ce service soit disponible dans les pays dans lesquels vous opérez en tant qu’entreprise.

La solution existe : Rainbow Office powered by RingCentral

De nombreuses entreprises ayant déjà rencontré ces écueils ont opté pour une solution « best of breed » par laquelle elles complètent les services de Microsoft Teams avec la solution de téléphonie d’entreprise leader dans le monde⁴, et disponible en mode "as a Service" depuis le cloud. Et ceci sans rupture de l’expérience utilisateur, à un prix plus que compétitif et permettant une intégration dans l’écosystème applicatif, s’inscrivant ainsi comme un composant naturel de votre transformation digitale globale.

L’expérience de vos utilisateurs sera-t-elle impactée ?

L’étude citée précédemment montre que 75% des administrateurs IT considèrent que le va-et-vient entre applications est un problème majeur, entraînant une perte de temps pour les utilisateurs allant jusqu’à 1h par jour. Rationaliser les interfaces de communication permet non seulement d’améliorer la gestion des appels, mais également d’éviter toute frustration. Vos collaborateurs travaillent dans l’environnement qu’ils connaissent et maitrisent, et restent à tout moment au service de vos clients.

Rainbow Office vous offre deux options d’intégration, qui garantissent toutes deux que les utilisateurs passeront toujours leurs appels à partir de l’interface Microsoft Teams :

• Le mode Direct Routing : la solution Rainbow Office opère en arrière-plan de Microsoft Teams, gérant les appels de façon transparente pour les utilisateurs.
• Le mode dialler Rainbow Office intégré, qui lance l’application Rainbow Office (alors visible des utilisateurs).

Votre partenaire commercial/revendeur pourra vous conseiller sur la meilleure solution selon vos besoins et les services Microsoft que vous utilisez déjà. Dans 100% des cas, vos utilisateurs bénéficieront de fonctionnalités téléphoniques bien plus étendues, et vous serez gagnants financièrement.

Visitez la page Rainbow Office pour découvrir comment enrichir Microsoft Teams avec la téléphonie professionnelle.

1 https://www.windsor-telecom.co.uk/resource/blog/18-powerful-statistics/
2 https://www.ringcentral.com/au/en/blog/voice-communication/
3 Microsoft Teams & Telephony Why Businesses Prefer UCaaS Providers, Metrigy report, 2022
4 https://www.uctoday.com/collaboration/gartner-ucaas-magic-quadrant-2021-revealed/