Les salles de réunion efficaces sont clés pour collaborer

Sebastien Baillot

juillet 20, 2022

Rainbow Office Rooms permet une configuration efficace, rapide et une gestion facile des visioconférences pour les environnements hybrides d'aujourd'hui.

Il a deux ans, en pleine pandémie, le monde du travail était forcé d’adopter de nouvelles façons de travailler. La qualité de nos communications distantes était alors devenue la clé pour continuer à échanger, à avancer ensemble, à produire. Puis le retour au bureau s’est organisé, ressenti de façon très différente selon les employés et selon les moyens techniques et humains mis en place par les entreprises.

Que reste-t-il de ce changement aujourd’hui?

Nous sommes sur le point de découvrir ce que la nouvelle ère du travail signifie vraiment pour les entreprises, les employés, les équipes informatiques et les utilisateurs finaux.

Pour la plupart d’entre nous, nous expérimentons un mode de travail hybride, associant travail à la maison et retour sur site. Mais lorsque l’on se rend au bureau quelques jours par semaine, est-ce pour se retrouver seul derrière son ordinateur, en travaillant à distance avec ses collègues restés chez eux ? Certainement pas. C’est dans ce contexte changeant que les salles de réunions prennent un rôle clé : le retour au bureau doit impérativement, pour être efficace et motivant, s’accompagner de réunions en présentiel pour que les équipes se retrouvent (ou se rencontrent !).

A cette nécessité de réunion s’ajoutent deux contraintes techniques. Premièrement, ces salles doivent impérativement être équipées de systèmes audio (et idéalement vidéo), pour nous permettre de collaborer avec des participants distants. Deuxièmement, il faut intégrer ces salles de visio-conférence au système de communication d’entreprise pour offrir un meilleur confort d’utilisation. 

Trois points à considérer

A l’heure où beaucoup d’entreprises sont confrontées au déploiement de nouvelles solutions de communication, voici quelques pistes de réflexion à prendre en compte dans le choix de votre système de visio-conférence.

1. La rapidité de mise en place: Votre solution de visio-conférence doit être simple à équiper et doit s’intégrer à votre solution de communication interne pour être réellement efficace. Le coût et l’interopérabilité des équipements (écran, haut-parleurs, micro, caméras) doit également être pris en compte dans le processus de mise en place.

2. L’efficacité: Il est important de pouvoir rejoindre ou démarrer votre réunion en quelques clics, sans avoir à raccorder différents équipements, chercher le bon connecteur, lancer la bonne application. La réunion doit pouvoir être joignable également depuis un mobile ou un ordinateur sans pré-requis particulier, afin de pouvoir intégrer facilement tous les participants, sur site ou à distance à partir de n’importe quel appareil.

Les fonctions disponibles pendant les réunions sont également à considérer : messagerie intégrée (chat), partage d’écran, enregistrement vidéo, parmi d’autres. Celles-ci sont accessibles pour tous les participants où qu’ils se trouvent et quel que soit l’appareil depuis lequel ils se connectent. Toutes ces fonctionnalités permettront de garantir une expérience utilisateur fluide, identique quel que soit le profil d’utilisateur, et donc une réunion efficace.

3. Les fonctions d’administration: Ne négligez pas cet aspect. Il est primordial de disposer d’outils qui permettent de surveiller la qualité des réunions et d’identifier d’éventuels problèmes qui pourraient survenir.

Répondez à ces attentes avec Rainbow Office Rooms

Complétant la solution de communication dans le cloud Rainbow Office powered by RingCentral, l’option « Rainbow Office Rooms » intègre toutes les fonctionnalités nécessaires à la conduite de sessions de collaboration et visio-conférences hybrides dans votre entreprise. Reposant sur les fonctions vidéo avancées de Rainbow Office, elle permet en effet d’assurer une collaboration optimale entre vos collaborateurs, vos partenaires et vos clients, où qu’ils soient.

Lorsque les participants arrivent en salle de visio-conférence, tout est prêt, les équipements sont pré-configurés et vous pouvez activer une réunion très simplement à partir de l’interface de contrôle présente dans la salle. Vous pouvez aussi les programmer grâce aux intégrations Microsoft® et Google Сalendar, et passer d’une réunion vidéo sur son terminal mobile à une vidéo-conférence utilisant Rooms. Une fonction appréciable si vous avez démarré une réunion seul ou en situation de mobilité, et que vous souhaitez poursuivre à plusieurs dans une salle.

Une fois en réunion, les différents paramètres et équipements (micros, caméras et autres) sont pilotés à partir de l'application du contrôleur Rooms, dont entre autres :

● Changer la disposition des vues

● Désigner des modérateurs

● Activer/désactiver la caméra

● Modifier le volume des haut-parleurs

● Se déconnecter de la salle

● Gérer votre microphone

● Gérer les participants

Rainbow Office Rooms fonctionne et est compatible avec des équipements standards et ouverts, n’obligeant pas d’investir dans du matériel propriétaire souvent couteux. De plus, si vous possédez déjà un terminal de visoconférence supportant le protocole SIP, il est tout à fait possible de l‘intégrer à la solution, en utilisant l’option Room Connector.

Enfin, l’interface gestion est un point clé de la solution Rainbow Office Rooms. Les administrateurs peuvent utiliser le portail d’administration pour activer une salle en quelques minutes et l’intégrer au système de calendrier utilisé dans l’entreprise. Ils peuvent aussi accéder à une vue d'ensemble de l'état des salles de réunions et des équipements sur tous les sites, identifier, analyser et résoudre les problèmes de panne ou de qualité des réunions.

Nos lieux de travail se transforment car nous interagissons de plus en plus. Les frontières entre travail, domicile et espaces de co-working se sont considérablement réduites, et cette porosité se retrouve dans nos besoins grandissants de visio-conférences. Les équipements propriétaires ne fonctionnant qu’entre eux sont révolus. Les solutions ouvertes, évolutives, performantes, sont, elles, devenues incontournables. Rainbow Office Rooms répond à ces nouveaux besoins et permettra à votre entreprise de réunir dynamiquement des équipes virtuelles et géographiquement dispersées, à moindre coût.