Configurer les règles de réponse personnalisées de l'entreprise

mars 15, 2021
Article: 003387

Cet article fournit des instructions aux administrateurs sur la façon de configurer des règles de réponse personnalisées pour le réceptionniste automatique de l'entreprise.

La gestion avancée des appels multi-conditions ou les règles de réponse personnalisées offrent de puissantes capacités de gestion des appels utilisant des conditions basées sur l'heure du jour, la plage de dates, l'ID de l'appelant entrant et le numéro d'appel. Les règles de gestion des appels personnalisées sont appliquées avant les règles Heures d'ouverture et Après les heures d'ouverture.

Configurer une règle personnalisée de l'entreprise

Pour configurer des règles de réponse personnalisées pour la réponse vocale interactive de l'entreprise, procédez comme suit :

1. Connectez-vous au compte Rainbow Office en ligne en tant qu'administrateur.

2. Sur la page Portail d'administration, accédez à Système téléphonique > Réceptionniste automatique > Paramètres généraux > Paramètres RVI

3. Sous Règles de réponse personnalisées, cliquez sur Ajouter une règle personnalisée.

4. Cliquez sur Ajouter une règle.

5. Sélectionnez et configurez la ou les conditions pour déclencher la règle personnalisée, puis cliquez sur Suivant.

6. Sélectionnez l'action à effectuer en fonction de la ou des conditions sélectionnées :

Lire le message d'accueil de l'entreprise

Ignorer le message d'accueil et aller à l'extension

Définition des conditions

Il existe trois conditions configurables différentes pour déclencher la règle de réponse personnalisée.

La condition Date et/ou Heure est basée sur le moment où l'appel est reçu, à savoir un jour de la semaine, une heure de la journée ou une plage de dates spécifique. Cette condition est couramment utilisée pour définir des horaires de vacances et de congés. Il y a deux options dans cette condition :

Planification hebdomadaire - Vous permet de sélectionner le jour spécifique de la semaine et une heure spécifique pour appliquer la règle personnalisée Si la plage horaire de votre règle personnalisée dépasse minuit, il est préférable de la définir manuellement pour chaque jour où la règle s'appliquera plutôt que d'utiliser le lien Copier pour les jours de la semaine

Plage de dates spécifique - Vous permet de désigner les dates auxquelles la règle personnalisée commence et se termine

La condition ID d'appelant est basée sur les appels provenant de numéros de téléphone spécifiques. Vous pouvez créer une liste de numéros de téléphone à utiliser pour ce paramètre. Pour que cette condition se déclenche correctement, les numéros de téléphone appelant doivent être configurés de manière à afficher leur identifiant d'appelant. Vous pouvez utiliser un nombre partiel, tel que l'indicatif régional, pour filtrer une plus large plage de numéros. Les contacts de votre carnet d'adresses peuvent être ajoutés en tapant leur nom ou leur numéro. Plusieurs identifiants d'appelants peuvent être ajoutés à la liste.

La condition Numéro appelé est basée sur le numéro de téléphone composé par l'appelant. Vous pouvez désigner plusieurs numéros de téléphone qui déclencheront cette condition.

Configuration de l'action de gestion des appels

Après avoir défini les conditions de déclenchement de la règle de réponse personnalisée, l'étape suivante consiste à configurer la façon dont l'appel sera traité. Il y a deux options pour cela.

Lire le message d'accueil de l'entreprise - Lit le message d'accueil par défaut de l'entreprise ou un message d'accueil personnalisé avec des paramètres supplémentaires.

1. Sélectionnez Lire le message d'accueil de l'entreprise, puis cliquez sur Définir le message d'accueil pour configurer ce que vos appelants entendront.

2. Lorsque vous cliquez sur Définir le message d'accueil, vous pouvez voir le message d'accueil par défaut que Rainbow Office lira à vos appelants. Cliquez sur Personnalisé pour utiliser votre propre message d'accueil. Vous pouvez enregistrer l'accueil personnalisé par téléphone ou via le microphone de votre ordinateur, ou vous pouvez télécharger un fichier audio.

3. Définissez ce qui se passe lorsque les appelants n'entrent pas d'action après la fin de la lecture du message d'accueil de l'entreprise. Vous avez deux options :

Se connecter à l'opérateur - sélectionnez cette option si vous souhaitez diriger les appelants vers le poste de l'opérateur

Se déconnecter - sélectionnez cette option si vous souhaitez déconnecter l'appelant après que le message d'accueil a été répété trois fois

4. Cliquez sur Terminé

Ignorer le message d'accueil et aller à l'extension - Achemine les appels directement à l'extension de votre choix.

1. Cliquez sur Sélectionner une extension.

2. Sélectionnez l'extension où vous souhaitez acheminer vos appels, puis cliquez sur Terminé

. Gérer les règles personnalisées de l'entreprise

Si d'autres règles personnalisées de l'entreprise sont en place, leur nombre et leur statut s'afficheront pour que vous puissiez les consulter immédiatement. Pour apporter des modifications aux règles personnalisées, cliquez sur Modifier la règle personnalisée.

Les actions suivantes peuvent être effectuées :

Désactiver les règles - Cliquez sur le commutateur à bascule correspondant pour désactiver/activer la règle

Supprimer les règles - Cliquez sur Supprimer pour supprimer définitivement la règle

Modifier les règles - Cliquez sur Modifier pour reconfigurer ses paramètres

Rechercher les conflits - Cliquez sur Valider les règles pour vérifier les éventuels conflits ou doublons avec d'autres règles existantes

 

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