Configurer des règles de réponse personnalisées sur l'extension d'un utilisateur

mars 15, 2021
Article: 003605

Cet article montre comment les administrateurs peuvent créer et configurer une règle de réponse personnalisée dans les paramètres de la section Gestion des appels et transfert dans Rainbow Office.

1. Connectez-vous en tant qu'administrateur à votre compte Rainbow Office en ligne.

2. Accédez à Utilisateurs > Liste des utilisateurs > Utilisateurs avec extensions.

3. Sélectionnez l'utilisateur ou l'extension que vous souhaitez configurer, puis cliquez sur Gestion des appels et transfert.

4. Sous l'onglet Règles personnalisées, cliquez sur Ajouter une règle.

5. Créez un nom pour votre règle de réponse personnalisée, puis cliquez sur Suivant pour continuer.

6. Définissez les conditions de votre règle de réponse personnalisée. Vous pouvez activer une seule condition ou plusieurs conditions en fonction de l'ID de l'appelant, du numéro composé ou de la date et/ou de l'heure.

ID de l'appelant : saisissez le numéro de téléphone à utiliser. Vous pouvez utiliser un numéro partiel, par exemple un code de pays et un indicatif régional. Vous pouvez trouver les contacts de votre carnet d'adresses en saisissant leur nom ou leur numéro.

Numéro composé : vous pouvez utiliser cette option pour configurer des règles en fonction du numéro de téléphone que l'appelant a composé. Vous pouvez l'utiliser lors de la création de règles personnalisées pour les numéros de téléphone utilisés dans des campagnes promotionnelles ou marketing.

Date et/ou heure : pour gérer les appels différemment pendant les jours fériés, les vacances ou lors d'autres dates spécifiques, sélectionnez une plage de dates spécifique. Pour gérer les appels d'une certaine manière les mêmes jours et heures chaque semaine, sélectionnez un planning hebdomadaire. Notez que ces règles de réponse personnalisées sont appliquées avant les règles pendant et en dehors des heures d'ouverture.

7. Définissez la gestion des appels pour votre règle de réponse personnalisée. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Transférer les appels : sélectionnez cette option si vous souhaitez transférer l'appel vers plusieurs numéros de téléphone dans un ordre spécifique et que les paramètres de votre message d'accueil s'appliquent.

Prendre uniquement des messages : redirigez les appelants vers la messagerie vocale.

Lire l'annonce uniquement : lisez une annonce enregistrée au préalable, puis mettez immédiatement fin à l'appel.

Renvoi inconditionnel : sélectionnez cette option si vous souhaitez transférer l'appel vers un numéro de téléphone différent sans avoir à passer par les paramètres de votre message d'accueil. Cette option est appropriée si vous souhaitez rediriger l'appel directement vers votre messagerie vocale personnelle lorsque vous ne comptez pas décrocher.

8. Votre règle de réponse personnalisée s'affiche désormais dans l'onglet Règles personnalisées. Vous pouvez modifier, supprimer ou enregistrer la règle en tant que modèle.

ASTUCE RAPIDE : cliquez sur Valider les règles pour vérifier si votre règle de réponse personnalisée se chevauche ou entre en conflit avec une autre règle. Pour les règles personnalisées comportant des conflits, vous pouvez modifier, supprimer ou désactiver temporairement les règles de conflit.

 

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