Configuration des paramètres Informations sur les appels entrants d’un poste utilisateur

juin 04, 2021
Article: 004618

Cet article explique aux administrateurs et aux utilisateurs comment configurer des informations sur les appels entrants d’un utilisateur dans le compte Rainbow Office en ligne.

Les informations sur les appels entrants fournissent des détails sur l’appel entrant reçu ou transféré vers un poste utilisateur.

1.Connectez-vous au compte Rainbow Office en ligne.

2. Suivez le chemin de navigation en fonction de votre profil d’accès :

  • Administrateurs : sur la page Accès rapide du Portail administrateur, accédez à UtilisateursGérer les utilisateurs, sélectionnez le poste à configurer, puis cliquez sur Gestion et renvoi des appels.
  • Utilisateurs : accédez à Paramètres > Gestion et renoi des appels.

 

3. Cliquez sur Paramètres, puis sur Modifier sous Informations sur l’appel entrant. La fenêtre Informations sur l’appel entrant s’affiche.

4. Sous Numéro entrant tel que je le vois affiché dans l’onglet Afficher le numéro, sélectionnez le numéro qui doit s’afficher lorsque vous recevez un appel transféré :

  • Identification de l’appelant : affiche le numéro de téléphone de la personne qui appelle.
    • Cochez la case Si le numéro est bloqué ou inconnuafficher à la place mon numéro principal Rainbow Office en tant qu’identifiant de l’appelant si vous souhaitez cette option.
    • Dans Ajouter un numéro spécial, vous pouvez ajouter des numéros avant (préfixe) ou après (suffixe) le numéro entrant pour vous aider à identifier l’appel.
    • Dans Afficher cette information concernant l’appel sur, définissez si les informations configurées concernant l’appelant s’afficheront sur les téléphones non Rainbow Office   uniquement ou sur Tous les téléphones.

       

  • Numéro composé : affiche le numéro de téléphone que la personne a composé. Si vous utilisez votre téléphone à des fins professionnelles et personnelles, cette option vous permet de reconnaître les appels professionnels et d’y répondre de façon appropriée.

    Remarque : certains opérateurs ne permettent pas d’envoyer des identifiants d’appelant disposant d’un préfixe ou d’un suffixe. Veuillez effectuer un test pour vous assurer que cette fonctionnalité est prise en charge par le terminal de l’opérateur approprié vers lequel l’appel sera transféré.

    5. Cliquez sur l’onglet Diffuser l’annonce, puis définissez vos préférences :

  • Appels directs : cette option vous permet d’entendre une annonce lorsque quelqu’un appelle directement votre poste ou votre numéro. Elle peut vous aider à déterminer de quelle façon répondre à l’appel, surtout si vous utilisez votre téléphone à des fins professionnelles et personnelles. Vous pouvez sélectionner les options suivantes dans ce paramètre :
    • Pour téléphones non Rainbow Office seulement : diffusion de l’annonce lors du transfert d’un appel vers votre téléphone fixe ou mobile, mais pas lors du transfert vers un téléphone de bureau Rainbow Office. Vous ne serez pas invité(e) à appuyer sur 1 pour accepter les appels.
    • Toujours : application de vos paramètres d’affichage des numéros entrants à tous vos téléphones. Vous serez invité(e) à cliquer sur 1 pour accepter les appels sur vos téléphones non Rainbow Office et vos téléphones IP Rainbow Office. Vous ne serez pas invité(e) à cliquer sur 1 pour accepter les appels sur votre téléphones Rainbow Office pour mobile et votre téléphone IP Rainbow Office.
    • Jamais : pas de diffusion de l’annonce. Vous ne serez pas invité(e) à appuyer sur 1 pour accepter les appels sur un téléphone. Rainbow Office ne pourra toutefois  pas vous informer lorsque des appels sont acheminés vers la messagerie vocale de votre téléphone mobile ou personnel  et des appels professionnels pourraient alors arriver sur votre messagerie vocale personnelle.

     

     

     

    L’invite ou l’annonce vous proposera les options suivantes :

    • Appuyer sur 1 pour accepter l’appel
    • Appuyer sur 2 pour rediriger l’appelant vers la messagerie vocale
    • Appuyer sur 3 pour déconnecter l’appel
    • Appuyer sur 6 pour transférer l’appel vers un autre poste
    • Appuyer sur 7 pour transférer l’appel sur un autre numéro de téléphone
    • Appuyer sur 8 pour réentendre le nom de l’appelant (applicable uniquement lorsque le filtrage des appels est activé sur le poste de l’utilisateur)
    • Appuyer sur # pour répéter le menu

    Il convient de noter que si vous n’appuyez pas sur une option, l’appelant sera redirigé vers votre messagerie vocale. Si vous avez choisi de transférer l’appel à un service de réponse téléphonique, il est important que l’annonce de lecture avant la connexion soit réglée sur Jamais.

     

  • Appels de la file d’attente : ce paramètre s’applique si vous êtes membre d’une file d’attente. Il peut vous aider à déterminer de quelle façon répondre à l’appel, surtout si vous êtes membre de nombreuses files d’attente. Ce paramètre vous permet de sélectionner les options suivantes :
    • Pour téléphones non Rainbow Office seulement : diffusion de l’annonce lors du transfert d’un appel vers votre téléphone fixe ou mobile, mais pas lors du transfert vers un téléphone de bureau Rainbow Office. Vous ne serez pas  invité(e) à appuyer sur 1 pour accepter les appels de la file d’attente sur votre téléphone IP Rainbow  Office, votre téléphone Rainbow Office et votre téléphone Rainbow Office  pour mobile. Vous serez toujours invité(e) à appuyer sur 1 pour accepter les appels de la file d’attente sur vos téléphones non Rainbow Office.
    • Toujours : application devons paramètres d’affichage des numéros entrants à tous vos téléphones. Vous serez invité(e) à cliquer sur 1 pour accepter les appels de la file d’attente sur vos téléphones IP Rainbow Office et vos téléphones non Rainbow Office. Vous ne serez pas invité(e) à appuyer sur 1 pour accepter les appels de la file d’attente sur votre téléphone Rainbow Office et votre téléphone Rainbow Office pour mobile.

     

6. Cochez la case Inclure le nom de la boîte de messagerie dans l’annonce si vous préférez inclure le nom de la boîte de messagerie dans l’annonce. Si cette option n’est pas cochée et que vous recevez un appel de la file d’attente, l’invite dira « File d’attente, pour accepter cet appel, appuyez sur 1 ». Si vous êtes censé(e) accepter les appels provenant des files d’attente du service commercial et du support technique, par exemple, le fait de cocher cette option vous permettra de savoir si l’appel que vous recevez concerne le service commercial ou le support technique.

7. Cochez la case Exiger mon code PIN pour répondre si vous souhaitez que votre code PIN soit saisi avant d’accepter un appel. Cette option se révèle pratique si vous ne voulez pas que quelqu’un d’autre réponde à vos appels, par exemple si vous travaillez à domicile et voulez éviter que vos enfants répondent à l’un de vos clients.

8. Cliquez sur Enregistrer.

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