15-mars-2021
Article: 006562

Cet article explique comment les administrateurs peuvent configurer un répondeur vocal interactif (RVI) à plusieurs niveaux à l'aide du compte Rainbow Office en ligne.

Lorsqu'un appel au numéro principal de votre entreprise arrive par l'intermédiaire de l'Auto-réception, il joue le message d'accueil de l'entreprise que vous avez configuré dans vos paramètres RVI. Il peut s'agir d'un message d'accueil par défaut ou d'un message d'accueil personnalisé. Un message d'accueil personnalisé, tel que l'exemple ci-dessous, fonctionne lorsque les menus RVI appropriés sont configurés.

Généralement, vous devez passer du mode Auto-réception à niveau unique au mode RVI à plusieurs niveaux pour que les menus RVI fonctionnent, car le numéro de société principal suivra toujours les règles définies dans l'Auto-réception. Cependant, un menu RVI fonctionnera même si l'Auto-réception est réglé sur un niveau unique si l'appelant compose le numéro direct attribué au menu RVI (et non le numéro principal de la société). 

Exemple d'annonce personnalisée

 

Merci d'avoir appelé . Pour la appuyez sur 1, pour laisser un message appuyez sur 2, pour le répertoire de numérotation par nom appuyez sur 3, pour planifier un rendez-vous appuyez sur 4.

 

Comment configurer un RVI à plusieurs niveaux

Étape 1 : Ajouter un menu RVI

Étape 2 : Configurer les invites RVI

Étape 3 : Configurer les appuis sur les touches

Étape 4 : Ajouter des appuis sur les touches

Étape 5 : Activer le menu RVI

Étape 6 : Modifier le destinataire des télécopies 



Ajouter un menu RVI

1. Connectez-vous au compte Rainbow Office en ligne.

2. Accédez au Portail d'administration > Système téléphonique > Auto-réceptiononglet Menus RVI.

3. Cliquez sur Nouveau menu RVI.

4. Entrez le numéro de poste et le nom de poste.

5. Cliquez sur Enregistrer. Vous serez redirigé vers la page Menus RVI.

 

Configurer les invites RVI

1. Pour configurer vos invites RVI, cliquez sur le RVI dans la liste Menus RVI.

2. Cliquez sur Invite.

3. Cette section est l'endroit où va votre message d'accueil personnalisé. Vos deux options de mode d'invite sont les suivantes :

Audio

Si vous choisissez cette option, vous devez ajouter une invite à la bibliothèque d'invites. L'invite peut être soit un message d'accueil personnalisé préenregistré au format .mp4 ou .wav que vous devez importer sur le système, soit un enregistrement en temps réel via téléphone ou audio de votre ordinateur sous Invite d'enregistrement.

Text-to-Speech

 

Si vous choisissez cette option, vous devez taper votre message d'accueil personnalisé, ce qui est ce que les clients entendront lorsqu'ils appellent votre numéro d'entreprise par text-to-speech. Le texte de cette invite ne doit contenir que des lettres, des chiffres, des espaces, des virgules et des points.

Configurer les appuis sur les touches

Dans cette étape de la configuration du menu RVI, nous allons ajouter les règles qui dirigeraient vers l'endroit où les appels devraient aller. Par exemple, appuyez sur 1 pour Ventes.

1. Cliquez sur Appuyer sur les touches.

2. Cliquez sur Ajouter une touche.

3. L'appui sur la touche 1 doit diriger vers le service des ventes. Sous Action, sélectionnez Se connecter à. Dans la zone de recherche, recherchez « ventes ».

4. Sélectionnez la file d'attente des appels « Ventes », puis cliquez sur Enregistrer situé en bas de la fenêtre.

 

Ajouter des appuis sur les touches

1. Maintenant, nous devons ajouter les touches 2, 3 et 4 pour « laisser un message », « répertoire de numérotation par nom » et « calendrier de rendez-vous » respectivement. Cliquez sur Ajouter une touche.

Appui sur la touche 2

Sous Action, sélectionnez « Transférer vers la messagerie vocale de », puis sélectionnez l'extension souhaitée vers laquelle l'appel doit aller. Pour cet exemple, nous sélectionnerons « Demande après vente ». Cliquez sur Enregistrer en bas de la fenêtre.

Appui sur la touche 3

Sous Action, sélectionnez « Se connecter au répertoire de numérotation par nom ». Cliquez sur Enregistrer.

Appui sur la touche 4

Sous Action, sélectionnez « Se connecter à », puis sélectionnez l'extension souhaitée vers laquelle l'appel doit aller. Pour cet exemple, nous sélectionnerons « Spécialiste des rendez-vous ». Recherchez « rendez-vous », puis sélectionnez l'extension « Spécialiste des rendez-vous ».

2. Cliquez sur Enregistrer en bas de la fenêtre.

3. Après avoir suivi ces étapes, les quatre appuis sur les touches seront répertoriés sur la page Appuis sur les touches.

 

Dans l'exemple ci-dessus, les extensions « Après-vente » et « Spécialiste des rendez-vous » auraient dû être précédemment configurées. 

Activer le menu RVI

Pour que le menu RVI ci-dessus fonctionne, il doit être activé.

1. Cliquez sur Paramètres généraux, puis sélectionnez Multi-niveaux dans la liste déroulante.

2. Cliquez sur Continuer sur la page d'avertissement.

3. Sélectionnez le menu RVI de niveau supérieur à utiliser. Pour cet exemple, nous allons sélectionner RVI 2.

4. Cliquez sur Enregistrer.

5. Vérifiez que le menu RVI est activé. Dans Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres RVI. Il devrait maintenant apparaître comme Menu supérieur des heures de l'entreprise, avec le RVI ajouté sélectionné.

Modifier le destinataire des télécopies de l'entreprise 

Les menus RVI et les règles de gestion des appels contrôlent le routage des appels vocaux. Ils ne contrôlent pas l'acheminement du fax et du texte, de sorte que les télécopies envoyées à un numéro ne seront pas acheminées comme le font les appels vocaux. Les télécopies envoyées aux numéros qui acheminent vers un RVI seront envoyées au destinataire des télécopies de l'entreprise défini dans le paramètre RVI. Les administrateurs peuvent accéder au destinataire des télécopies de l'entreprise en accédant à Portail d'administration > Système téléphonique > Auto-réception > Paramètres généraux > Paramètres RVI.

Pour afficher ou modifier le destinataire des télécopies de l'entreprise, effectuez les opérations suivantes :

Développez le menu Paramètres RVI. S'il est déjà développé, faites défiler vers le bas jusqu'au Destinataire des télécopies de l'entreprise.

2. Cliquez sur Sélectionner l'extension, puis sur Terminé.

3. Vérifiez que l'extension correcte est sélectionnée.

4. Cliquez sur Enregistrer.

 
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Tags - Rainbow Office, Administration, Admin, Administration, Société, IVR (Response Vocale Interactive), Réceptionniste

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